O Método 5S da
Qualidade Total
O
Método “5S” foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total
nas empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda
Guerra Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade.
Além disso, havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária
uma reestruturação e uma “limpeza”.
O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a
produção para ser compatível com o mercado mundial.
O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco
conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no
Sistema da Qualidade.
Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com
nomes diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”,
respectivamente; mas a idéia é a
mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total.
É
possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco
fases, com base no método “5S”. Foi um dos fatores para a recuperação de
empresas japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele
país. Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em
1991, pela
Fundação Cristiano Ottoni.
Os 5 conceitos são:
1.º S – SEIRI – SENSO DE
CLASSIFICAÇÃO
CONCEITO: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário.
É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos
inúteis da
seguinte forma:
• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local
determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa
espaço necessário e atrapalha o trabalho.
2.º S – SEITON – SENSO DE ORDEM
CONCEITO: Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente. É colocar em ordem, conforme sua frequência
de utilização.
Nesta fase é importante:
• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,
locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a
locomoção no local.
3.º S – SEISO – SENSO DE
LIMPEZA
CONCEITO: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e
aprendendo a não sujar. Tem como objetivo limpar, possibilitando a
ordenação da área e eliminando a sujeira acumulada durante o tempo.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos.
Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se
a:
• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar
encontre-o limpo.
• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.
• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.
• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na
melhor condição de uso
possível.
• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário
• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os
cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
• Não jogar lixo ou papel no chão
• Dar destino adequado ao lixo, quando houver
4.º S – SEIKETSU – SENSO DE
PADRONIZAÇÃO
CONCEITO: O termo SEIKETSU não expressa um movimento de ação como nos 3primeiros S’s, ele representa um
“estado” ou uma “conseqüência ”. Significa
manter o estado dos 3S’s, promovendo o consenso de padrões individuais para
padrões coletivos.
O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um
conjunto
de medidas:
• ter os três S’s previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados
realmente e corretamente
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou
manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,
• não fumar em locais impróprios, etc.
5.º S – SHITSUKE – SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
CONCEITO: O cumprimento de regras determinadas, o uso do uniforme, crachá
de identificação, ou dos equipamentos de proteção são diversos
“contratos”realizados mutuamente para melhorar as condições e o ambiente de
trabalho. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito,
transformando os 5s’s num modo de vida.
Atitudes importantes:
• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.
• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os
para os 5s’s .
• De tempos em tempos aplicar os 5s’s para avaliar os avanços.
Apesar de mal difundido por
empresas e pela literatura técnica, hoje se fala do 6º S – SOISEN SUIHAN, que siginifica
INSISTIR EM ENSINAR.
Rodolfo Luiz Alvarenga – @redator no INPG BLOG e do Blog Universo da
Logística
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Os 5 S´s da Qualidade Total |
INTRODUÇÃO
Os 5S tiveram a sua origem no Japão e devido as suas características quase domésticas, foi aperfeiçoado para a Gestão Empresarial. Por essa característica, o HOUSEKEEPING (arrumação da casa) foi ampliado para a empresa com o objetivo de reduzir desperdícios e custos, aumentar a produtividade e melhoria da qualidade de vida.
O nome 5S vem das iniciais de cinco palavras japonesas com a letra "S". Ao serem traduzidas para o português foram iniciadas com a palavra "senso".
SEIRI -
Senso de utilização
SEITON -
Senso de ordenação
SEISOU - Senso de limpeza
SEIKETSU - Senso de Saúde
SHITSUKE - Senso de autodisciplina
Algumas empresas japonesas já ampliaram os 5S para 6S, acrescentando a palavra SHITTSUKOKU que significa "PERSISTENTEMENTE". A palavra "senso" tem significado abrangente. Segundo Aurélio Buarque, significa sentido, direção. Faculdade de apreciar, julgar e de sentir. É comum a expressão "Tem senso de cidadania", "Tem senso de humor". A prática dos 5S não é simplesmente uma técnica de gestão empresarial. Ela é um processo educativo que ajuda as pessoas a gerenciarem suas vidas. O método é fácil de ser entendido. O desafio é a prática constante que possibilita a otimização de recursos, tempo e satisfação das pessoas.
SEIRI -
SENSO DE UTILIZAÇÃO
O sentido literal do Senso de Utilização é "separar por grau, tipo ou tamanho ".Isto significa: identificar os itens e materiais necessários e desnecessários de cada posto de trabalho, isto é, manter no local de trabalho apenas o que o empregado realmente precisa e usa. Saber utilizar é, antes de mais nada, saber arrumar, separando o que presta do que não presta. Este é o ponto inicial dos 5S: ter o senso, a percepção de saber o que é essencial de estar presente no posto de trabalho. Usar é diferente de destruir. Quando manusear os objetos em geral, tratá-los com zelo sempre com intenção de aumentar a sua vida útil. O primeiro beneficiado disto é você mesmo, economizando um bom dinheiro em não ter que comprar novamente esse objeto.
BENEFÍCIOS:
- Liberação de espaço
- Descarte de ferramentas, armários, sobressalentes, etc.
- Eliminação de dados e relatórios ultrapassados
- Eliminação da perda de tempo
- Diminuição de acidentes
COMO PRATICAR:
|
ITEM
NECESSÁRIO |
PROVIDÊNCIA |
ITEM
DESNECESSÁRIO |
PROVIDÊNCIA |
|
De
uso freqüente |
Mantê-lo
o mais perto possível do usuário. |
Potencialmente
útil |
Dispô-lo
na área de SEIRI para transferi-lo para onde for útil |
|
De
uso esporádico |
Mantê-lo
em local que permita otimização do uso. |
Sem
uso potencial |
Dispô-lo
na área de SEIRI para vendê-lo ou sucateá-lo |
|
Raramente
usado |
Mantê-lo em local
predeterminado: almoxarifado, |
Sem
valor |
Dispô-lo
na área de SEIRI para des-cartá-lo |
LISTA DE VERIFICAÇÃO: SENSO DE UTILIZAÇÃO
01. Os materiais e documentos sem utilização são descartados.
02. Os arquivos, estantes e armários estão identificados.
03. As gavetas só possuem o necessário.
04. Os corredores, passagens e salas estão identificados.
05. O grau de utilização dos equipamentos remanescentes justifica a sua permanência no local de trabalho.
06. A quantidade de material de expediente supre as necessidades de utilização por uma semana, sem excesso.
07. Não existem informações desnecessárias nos arquivos físicos e lógicos ( micros e Bbnet ).
SEITON -
SENSO DE ORDENAÇÃO
Ordenação é a combinação ou arranjo de partes, elementos, peças, etc., segundo algum princípio ou método racional. Ordenar é a conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza.
BENEFÍCIOS:
- Rapidez e facilidade na busca de documentos e objetos;
- Racionaliza os espaços com conseqüente melhora no ambiente;
- Facilita o controle da produção e a execução do trabalho no tempo previsto;
- Reduz o cansaço físico e mental das pessoas envolvidas no processo;
- Evita a compra desnecessária de materiais ou componentes e danos aos produtos armazenados.
COMO PRATICAR:
- Padronize a maneira de guardar, definindo um arranjo simples que permita obter apenas o que você precisa e quando precisa.
- Para facilitar é necessário:
"Um lugar para cada coisa em seu lugar"
"Deixar tudo à vista
"Manter cada coisa em seu lugar"
Padronizar a nomenclatura, pois muitas
coisas têm mais de um nome.
O uso de um só nome, com identificação clara, facilita consideravelmente o acesso.
LISTA DE VERIFICAÇÃO: SENSO DE ORDENAÇÃO
01. Os códigos de ações, etiquetas ou avisos estão sendo utilizados para facilitar a ordenação sem ocasionar poluição visual.
02. O material menos utilizado, se guardado em armários, está disposto nas prateleiras mais altas ou nas mais baixas.
03. Sobre as mesas de trabalho está apenas o necessário para o serviço a ser realizado.
04. O layout do setor proporciona utilização racional do espaço, implicando em melhoria do ambiente físico.
05. O material de trabalho encontra-se disponível próximo de seu local de uso na quantidade certa no momento certo.
06. Os arquivos físicos e lógicos estão ordenados otimizando o acesso rápido e fácil à informação desejada.
SEISOU -
SENSO DE LIMPEZA
O sentido literal de SEISO é
"retirar sujeira, utilizando-se de vassoura, deixando sem pó e
sujeira".. O ambiente mais limpo não é o que mais
se limpa, e sim o que menos se suja. A
regra básica é: Usou, Limpou.
BENEFÍCIOS:
- Purifica os pontos de trabalho (ambiente mais agradável e saudável);
- Prevenção de acidentes;
- Melhoria e preservação dos equipamentos, proporcionando-lhes maior vida útil;
- Diminuição do desperdício;
- Prevenção da poluição;
- Melhoria da imagem interna e externa da empresa.
COMO PRATICAR:
Identifique e elimine as causas da sujeira e poeira;
- Limpe tudo: armários, equipamentos, mesas, etc. Ao limpar, observe locais escondidos;
- Incentive os colegas a manterem o ambiente limpo;
- Certifique-se da existência de cestos de lixo dos tipos adequados e nas quantidades necessárias;
- Procure produzir sem gerar lixo. Não sendo possível, discipline-se de forma a "colocar o lixo no lixo".
- Desligue e cubra os equipamentos ao final do expediente;
- Mantenha arquivos físicos e lógicos sempre atualizados para que todos tomem decisões corretas;
- Cuide da própria aparência física e das condições psicológicas. Limpe a alma dos maus pensamentos, das pequenas invejas...
LISTA DE VERIFICAÇÃO: SENSO DE LIMPEZA
01. O ambiente está limpo sem pó e sem sujeiras.
02. Os arquivos, estantes e armários estão em quantidade suficiente.
03. As gavetas só possuem o necessário.
04. Existem cestos de lixo nas quantidades necessárias
05. O grau de utilização dos equipamentos remanescentes justifica a sua permanência no local de trabalho.
06. Os equipamentos estão sendo utilizados corretamente.
07. A quantidade de material de expediente supre as necessidades de utilização por uma semana , sem excesso.
08. Não existem informações desnecessárias nos arquivos físicos e lógicos ( micro e BBnet ).
09. Os quadros de avisos contêm somente mensagens atualizadas.
10. Apenas o material necessário à realização da tarefa está sobre as mesas.
SEIKETSU
- SENSO DE SAÚDE
Um atributo das pessoas que proporcionam satisfação é também estarem satisfeitas com o que pensam, fazem, sentem e vivem. O conceito de saúde trata das condições físicas e mentais que proporcionam o bem-estar das pessoas. Trabalhe com prazer, e com isso o tempo passa mais rápido, a sua saúde é preservada e o seu trabalho renderá muito mais.
BENEFÍCIO:
Bem estar físico e mental.
COMO PRATICAR:
- No ambiente físico ver se a iluminação, ventilação, limpeza, organização, estão proporcionando o seu bem-estar físico.
- Devemos ter cuidados pessoais com a saúde física e mental, aparência e higiene.
- Uso de equipamentos de segurança.
- Prevenção de acidentes.
- Parceria com a CIPA (divulgar sua importância para segurança das pessoas).
LISTA DE VERIFICAÇÃO: SENSO DE SAÚDE
1. Há extintores de incêndio de livre acesso.
2. As lâmpadas estão funcionando perfeitamente.
3. A luminosidade é adequada e suficiente para o ambiente.
4. O ambiente está numa temperatura agradável.
5. Diminuição do índice de acidentes.
6. O ambiente está sendo limpo diariamente.
7. Os garrafões d'água e bebedouros estão sempre limpos.
8. A nossa saúde física e mental está boa.
9. Estamos fazendo exercícios físicos diariamente.
SHITSUKE
- SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
É o treinamento da força mental, física e moral, utilizando instruções e auto-treinamento, com força de vontade na busca da melhoria. Neste S os empregados já devem executar as tarefas como hábitos, buscando um constante aperfeiçoamentos, uma melhoria contínua.
BENEFÍCIOS:
- Cumprimento dos procedimentos e acordos estabelecidos;
- Redução das necessidades de controle;
- Constante auto-análise e busca de aperfeiçoamento;
- Incentiva a capacidade criativa dos empregados;
- Conscientização da participação administrativa;
- Melhor integração dos empregados;
- Desenvolve as pessoas;
- Permite conscientização para a responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam.
COMO PRATICAR:
- Repetição das orientações;
- Utilizar procedimento com linguagem simples;
- Em caso de não cumprimento, descobrir a causa do comportamento inadequado;
- Reuniões semanais de
- Otimizar a comunicação visual;
- Lembrar que só existe dedicação e afinco quando as pessoas se comprometerem com aquilo que estão fazendo.
LISTA DE VERIFICAÇÃO: SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
01. Os empregados conhecem o que é programa 5S.
02. A área mantém os procedimentos relacionados aos 5S.
03. Há registro e tratamento das irregularidades no dia-a-dia.
04. Existe um plano de ação para bloqueio das irregularidades.
05. Existe sinalização (onde estou) para localizar as pessoas.
06. A área utiliza o "onde estou".
07. Os equipamentos são desligados após a sua utilização.
08. Todos os funcionários e estagiários estão com crachá.
09. Há comprometimento de todos na sua manutenção e melhoria dos procedimentos operacionais.
10. Os funcionários e estagiários participam da implementação das melhorias.
11. As reuniões são objetivas e participativas.
12. Há respeito mútuo as individualidades de cada um.
13. Os funcionários e estagiários que possuem veículos estão utilizando corretamente o estacionamento.
14. A comunicação flui com eficácia.
15. Ocorreram reuniões de confraternização com freqüência.
